Politique de confidentialité

Quelle est l’utilité de notre Politique de confidentialité ?

 

UBIKIO SAS, qui gère la plateforme FIXEE, accorde une grande importance à la protection et la confidentialité de vos données personnelles qui représentent, pour nous, un gage de sérieux et de confiance.

A ce titre, notre Politique de confidentialité des données personnelles témoigne précisément de notre volonté de faire respecter, au sein de UBIKIO SAS, les règles applicables en matière de protection des données personnelles et, plus particulièrement, celles du Règlement général sur la protection des Données (« RGPD »).

En particulier, notre Politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles dans le cadre des services que nous vous fournissons.

A qui s’adresse notre Politique de confidentialité ?

 

Notre Politique de confidentialité s’adresse à vous, quel que soit votre lieu de domiciliation, dès lors que vous êtes âgé d’au moins 15 ans et que vous êtes utilisateurs de notre plateforme FIXEE.

Si vous avez moins de l’âge légal détaillé ci-dessus, vous n’êtes pas autorisé à utiliser nos services sans le consentement préalable et explicite de l’un de vos parents ou du titulaire de l’autorité parentale qui doit nous être adressé par email à l’adresse dpo@fixee.ai.

Si vous pensez que nous détenons des données personnelles concernant vos enfants sans y avoir consenti, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse dédiée détaillée ci-dessus.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quel fondement ?

 

Nous traitons vos données personnelles essentiellement pour les raisons suivantes

• Pour utiliser et bénéficier de notre service d’assistance intelligente industriel et de toutes ses fonctionnalités sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour assurer la gestion des comptes utilisateurs (ex : création de compte, accès au service et suppression des comptes) sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour télécharger et importer des documents sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour s’inscrire à notre newsletter sur la base du consentement préalable des utilisateurs de la plateforme.

Nous avons résumé ci-après les catégories de données personnelles ainsi que leurs durées respectives de conservation :

• Données d’identification professionnelles (ex : nom, prénom, poste, entreprise, etc.) et coordonnées (ex : adresse email et téléphone professionnel, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s’ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• Lorsqu’il y a une confusion entre le nom de votre structure et votre nom personnel (ex : auto-entrepreneur, TPE, etc.), données d’ordre économique et financier (ex : numéro de compte bancaire, code de vérification, etc.) conservées pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
• Pour les professionnels, lorsqu’il y a une confusion entre le nom de votre structure et votre nom personnel (ex : auto-entrepreneur, TPE, etc.), données d’ordre économique et financier (ex : numéro de compte bancaire, code de vérification, etc.) conservées pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
• Adresse email et numéro de téléphone pour recevoir nos messages techniques par email et SMS conservées jusqu’à la suppression de votre compte.
• Email pour recevoir notre newsletter conservées jusqu’à la fin de votre abonnement à la newsletter.
• Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.
• Données de géolocalisation conservées pendant une durée de 2 mois.

A l’expiration des durées de conservation applicables, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques.

Veuillez également noter qu’en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l’intégralité des données vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier même après l’expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.

De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données personnelles ?

 

La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l’usage que nous faisons de vos données.

• Droit d’accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n’est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
• Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
• Droit de demander l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.
• Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de photographier l’utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d’un traitement.
• Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.
• Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès soit par votre intermédiaire, soit l’intermédiaire d’un tiers de confiance ou d’un ayant-droit.

Pour qu’une demande soit prise en compte, il est impératif qu’elle soit effectuée directement par vous à l’adresse dpo@fixee.ai. Toute demande qui n’est pas effectuée de cette manière ne peut pas être traitée.

Les demandes ne peuvent pas émaner d’une autre personne que vous. Nous pouvons donc vous demander la communication d’une preuve d’identité en cas de doute sur l’identité du demandeur.

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais avec pour limite un délai  maximum de trois mois à compter de sa réception dans le cas où la demande est techniquement complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes au même moment.

Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée notamment au regard de son caractère répétitif.

Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

 

Vos données personnelles sont traitées par nos équipes et par nos prestataires techniques dans l’unique but de faire fonctionner notre service.

Nous précisons que nous contrôlons tous nos prestataires techniques avant de les recruter afin de s’assurer qu’ils respectent scrupuleusement les règles applicables en matière de protection des données personnelles.

Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union européenne ?

 

Les données personnelles traitées par notre plateforme FIXEE sont exclusivement hébergées sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne.

Par ailleurs, nous faisons notre maximum pour n’utiliser que des outils techniques dont les serveurs sont également situés au sein de l’Union européenne. Si toutefois cela n’était pas le cas, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en œuvre les garanties appropriées requises pour assurer la confidentialité et la protection de vos données personnelles.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

 

Nous mettons en œuvre les moyens techniques et organisationnels suivants pour garantir la sécurité de vos données personnelles au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation.

Mesures de sécurité technique

Mesure de sécurité organisationnelle

Chiffrements de mots de passe utilisateurs (côté « Front »), Mots de passe des utilisateurs (côté « Front ») complexes imposés à la connexion. Déconnexion après une période d’inactivité. Chaque utilisateur ne peut accéder qu’aux éléments qui sont dans une team dans laquelle il est membre grâce à un filtre placé avant chaque requête à la base de données. Protocole HTTPS. Nous utilisons la sécurité native à MS365 business. Double authentification. Dashlane pour la gestion des mots de passe.

Charte des systèmes d’information, Politique de gestion des mots de passe, Sensibilisation et formations des équipes 2 fois par an.

 

Utilisons-nous des cookies lorsque vous naviguez sur notre plateforme ?

 

Nous vous informons que nous utilisons des cookies lorsque vous naviguez sur notre plateforme. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre Politique cookies.

Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d’informations sur l’utilisation de vos données personnelles ?

 

Pour garantir au mieux la protection et l’intégrité de vos données, nous avons officiellement nommé un Délégué à la protection des données (“DPO”) indépendant auprès notre autorité de contrôle.

Comment pouvez-vous contacter la CNIL ?

 

Vous pouvez à tout moment contacter la “Commission nationale de l’informatique et des libertés” ou “CNIL” aux coordonnées suivantes : Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22.

La Politique de confidentialité peut-elle être modifiée ?

 

Nous sommes susceptibles de modifier notre Politique de confidentialité à tout moment pour l’adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu’aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en œuvre dans le futur.

 

 

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